RFP يا "درخواستي براي پشنهاد (قيمت و شرايط)" چيست؟

چگونه RFP بنويسيم؟

اينها همگي سوالات متداولي است که خيلي ها راجع به آن نوشته و در موردشان بحث کرده اند.

در اين مقاله سعي مي کنيم ويژگي هاي يک RFP خوب و صحيح را مطرح کنيم و در نهايت شيوه صحيح RFP نوشتن را بياموزيم.

RFP مخفف Request For Proposal مي باشد.

RFP يک درخواست است،که معمولا در جريان خريد يک کالا،خدمات يا يک دارايي با ارزش مطرح مي شود و به دنبال آن شرکت هايي که پتانسيل ارائه آن را دارند اعلام قيمت و شرح خدمات مي کنند.

درخواست مشابهي به نام RFQ نيز وجود دارد که در آن خريدار عملا از تامين کنندگان دعوت به عمل مي آورد تا قيمت پيشنهادي ارائه دهند.

البته در RFQ که مخفف Request For quotation است جزئييات بيشتري از قيمت پيشنهادي شامل نحوه پرداخت،نقد يا طي حواله اسناد بانکي، مدت تسويه و ... نيز ارائه مي شود.

پس از ارائه RFP  يا RFQ شرکت درخواست کننده کالا يا خدمات مي تواند از شرکت تامين کننده درخواست يک RFI که درخواستي براي اطلاعات است بکند تا با شيوه کاري آنها ، ويژگي هاي محصول شرايط پرداخت،شرايط پياده سازي و ... آشنا شود.

RFI  که مخفف Request For Information  مي باشد در توسط درخواست کننده (خريدار) نوشته و توسط تامين کننده ( فروشنده) پاسخ داده مي شود.

RFI در حقيقت به دنبال RFP و RFQ ارسال مي شود.

در ادامه به ضرورت نوشتن يک RFP قدرتمند اشاره مي کنيم.

در اصل يک RFP :

• تشويق و ايجاد کننده انگيزه براي شرکت هاي تامين کننده است تا درخواست شما را با دقت بيشتري بررسي کنند و بهترين و متناسب ترين پيشنهاد دهند.
• نياز يک شرکت است که مشخص شود هدف از خريداري آن چيست.
• هشداري است براي شرکت هاي تامين کننده که متوجه باشند فرايند خريد يک فرايند انتخاب رقابتي است.
• اجازه يک انتخاب ويسع و گسترده را با واکنش هايي که از RFP ها گرفته مي شود به خريدار مي دهد.
• تضمين مي کند که تامين کنندگان به يک نياز پيش بيني شده پاسخ داده اند و قادر به انجام درخواست شما هستند.

مشخصات يک RFP صحيح و کامل :

يک RFP معمولا درخواستي فراتر از قيمت يک محصول يا خدمات است.

ساير درخواست ها مي تواند شامل رزومه کاري شرکت براي پياده سازي ،زمينه هاي همکاري اطلاعات مالي (تضمين محصول که به ورشکستگي منجر نشود)، ظرفيت هاي فني که مي تواند شامل درخواست نمونه هاي از قبل ساخته شده (پياده ازي شده) باشد.

اطلاعات محصول براي مثال در بحث خريد يک نرم افزار اطلاعات شيوه ها و روش هاي برنامه نويسي آن،فناوري هاي مورد استفاده در آن و .. ، درخواست مرجعي براي راهنمايي ، سوالات متداول و .. ، درخواست اطلاعاتي در مورد به پياده کنندگان و توليد کنندگان محصول و پروژه شامل فارق التحصيل شدگان دانشگاه و کارشناسان ارشد شرکت براي ارائه مشاوره و راهنمايي در مورد پياد سازي سيستم و ...

RFP ها شامل مشخصات آيتم هاي محصول (يا خدمات) درخواستي از ارائه کنندگان مي باشد،هر چه جزئيات درخواست ريزتر و بيشتر مطرح شود اميد است که شرکت ارائه دهنده پيشنهاد همه جانبه دقيق تري را مطرح کند.

معمولا RFP به يک ليست از ارائه کنندگان محصول مورد تاييد يا گلچين شده اراسال مي شود تا فرايند پاسخگويي و جمع بندي در سطحي با کيفيت بالا انجام شود.( براي مثال ممکن است شرکت هايي با سابقه و تجربه کم خدماتي را نصف قيمت بقيه شرکت ها پيشنهاد دهند که موجب سردرگمي خريدار مي شود.)

ارائه کنندگان شرکت داده شده در مناقصه يک “proposal” به خريدار ارسال مي کنند که در آن زمان و تاريخ قيد شده است و مي توانند اين ادعا را داشته باشند که نسبت به پروپزال هايي که مدت زيادي است از آنها گذشته سياست جديد را اتخاذ کنند.

پروپزال ها نيز در دو سطح مالي و فني ارائه مي شوند که خريدار را از هزينه هاي تمام بخش ها مطلع سازد و آنها را با مشکلات و مسائل احتمالي آشنا سازد.

در اين اين نکته را متذکر مي شويم که تغييرات نهايي پس از رد و بدل شدن RFP و Proposal ها به عنوان سندي براي شروع همکاري محسوب مي شوند.

RFP تنها يک ليستي از ويژگي هاي مورد نياز نيست و شامل موارد زيادي است که رعايت کردن آنها شما را در رسيدن به خواسته تان سوق خواهد داد.

کپي برداري تنها با ذکر منبع مجاز است.

تهيه و تنظيم : آذران وب