براي برنامه‌ريزي منابع سازمان (ERP) تعاريف متعددي ارائه شده است که تقريبا همگي يک مفهوم را بيان مي‌کنند. براي نمونه در ادامه به چند مورد اشاره مي‌شود:
• ERP، يک علم و فن براي مديريت منابع است.
• يک راه حل نرم ‌افزاري است که تمام فعاليت‌هاي واحدهاي مختلف سازمان را به طور يکپارچه در يک سيستم نرم‌افزاري واحد تعريف و ايجاد مي‌کند.
• يک بسته نرم‌ افزاري تجاري است که هدف آن يکپارچگي اطلاعاتي و برقراري جريان اطلاعات بين تمامي ‏بخش‌هاي سازمان از جمله مالي، حسابداري، منابع انساني، زنجيره عرضه و مديريت مشتريان است.



در يک تعريف جامع با توجه به ويژگي‌هاي يک ERP مي‌توان تعريف زير را براي برنامه‌ريزي منابع سازمان ارائه نمود:
• ERP يک بسته نرم افزاري کاربردي درون سازماني، جامع و سازمان نگر، ماژولار، استاندارد و شامل يک مجموعه از ماژول‌هاي يکپارچه، آماده راه اندازي، از پيش طراحي شده و از پيش مهندسي شده ولي قابل تنظيم و پيکربندي بر اساس نيازهاي پوياي سازمان‌ها است. اين راه حل کاملاً انعطاف پذير، فرآيندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کليه فعاليت‌ها و فرآيندهاي اصلي و مؤثر در ايجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآيندهاي از پيش تعريف شده در سيستم بر اساس تجربيات و گزينه‌هاي بر‌تر استخراج شده‌اند.
• با توجه به تعاريف فوق مي‌توان دريافت مهم‌ترين ويژگي يک سيستم ERP فرآيندگرا بودن آن است. در واقع يکي از مهم‌ترين ويژگي‌هاي يک ERP و يکي از ضرورت‌هاي شکل‌گيري اين‌گونه سيستم‌هاي سازماني توجه به فرآيندهاي سازماني در بين حوزه‌هاي کارکردي است. در شکل زير اين موضوع نمايش داده شده است:

تفاوت سيستم‌هاي اطلاعات مديريت با ERP
برنامه‌ريزي منابع سازمان را بايد جديد‌ترين ابزار موجود و تکامل يافته سيستم‌هاي اطلاعات مديريت دانست. مبناي کارکرد ERP تفکر فرآيندي به جاي ساختارهاي وظيفه‌اي و تبديل خواسته‌هاي مشتري به داده‌‌هاي کمي در جهت افزايش رضايت مشتريان است. برنامه‌ريزي منابع سازمان مي‌کوشد تا تمام فرآيندهاي سازمان به صورت يکپارچه و با نگرش فرآيندي با يکديگر مرتبط نمايد. علاوه بر يکپارچگي، ERP گزينه‌هاي بر‌تر را نيز نشان مي‌دهد، به همين دليل شرکت‌هاي بزرگ نرم‌افزاري از تمامي مراحل همچون توليد و پخش و توزيع مثال‌هايي دارند که در نسخه ‌هاي خود به سازمان‌ها ارائه مي‌دهند و فناوري از طريق اين سيستم‌هاي جديد نرم افزاري وارد سازمان مي‌شود. در يک دسته بندي کلي موارد زير را مي‌توان به عنوان مهم‌ترين موارد تفاوت بين سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت و سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان برشمرد.
۱- سيستم‌هاي ERP به صورت بسته‌‌هاي نرم افزاري مرتبط به هم و مجتمع هستند در حالي که MIS‌ها ممکن است چنين نباشند.
۲- بسته‌هاي نرم افزاري ERP درون يک سازمان تهيه نمي‌شوند بلکه از فروشندگان نرم افزاري خريداري مي‌گردند و قسمت اعظم يک سازمان را پوشش داده، جريان اطلاعات را در تمام طول سازمان تسهيل مي‌کنند.
۳- بسته‌هاي نرم افزاري ERP بر مبناي فرآيندهاي کسب و کار هستند و نه بر مبناي اجزاي وظيفه‌اي کسب و کار و اين مهم‌ترين تفاوت آن‌ها با سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت IS به حساب مي‌آيد.
۴- ERP فقط از يک پايگاه داده استفاده مي‌کند در حالي که MIS‌ها ممکن است مرکز داده‌هاي خاص خودشان را داشته باشند و لزوماً با هم مرتبط نباشند.
۵- تکنولوژي توليد و محيط توسعه بسته‌هاي ERP يکسان و مشابه است ولي در MIS هر بخش ممکن است در محيط و بستر جداگانه‌اي تهيه و اجرا شود.

مزاياي ERP

• نخستين مزيتي که در کوتاه مدت و پس از پياده‌سازي ERP مي‌توان انتظار داشت، کاهش هزينه‌هاي عملياتي نظير کاهش هزينه‌هاي کنترل موجودي انبار، هزينه توليد، هزينه عمليات حسابداري و ثبت وقايع مالي، هزينه‌هاي بازاريابي و پشتيباني است. از ديگر مزاياي به کارگيري ERP مي‌توان به موارد زير اشاره کرد:
•  ايجاد يکپارچگي سازماني از منظر اطلاعاتي و افزايش سازگاري در اطلاعات موجود در سازمان
•  پياده‌سازي برنامه‌ريزي منابع سازمان با ايجاد پايه‌اي قوي از انباره داده‌ها. اين سيستم دسترسي بهتر و سريع‌تر به داده‌ها را براي مديريت امکان پذير مي‌سازد و به اين ترتيب مديريت مي‌تواند به سرعت، اطلاعات مورد نياز خود را جهت اخذ تصميمات در اختيار داشته باشد.
•  مهم‌ترين مزيت برنامه‌ريزي منابع سازمان بهبود هماهنگي ميان واحدهاي سازمان، کاهش وقفه‌هاي کاري و افزايش کارايي فرآيندهاست.
•  بهبود تدريجي فرآيندهاي سازماني بر اساس بهترين تجربياتي که شرکت‌هاي عرضه‌کننده نرم افزار از سازمان‌هاي مختلف به دست آورده‌اند.

ERP داخلي و خارجي
همانند ساير محصولات نرم افزاري، ERP نيز در کشور ما مورد استفاده قرار مي‌گيرد با اين تفاوت که برخلاف بهبود چشمگيري که براي شرکت‌هاي خارجي به همراه داشته، موفقيت چنداني در بالا بردن سرعت کارايي شرکت‌هاي داخلي نداشته است بنابر اظهارات کار‌شناسان، دلايل اصلي اين عدم موفقيت عدم آگاهي سازمان‌ها از تفاوت ميان ERP و MIS و روند اجرايي متفاوت ERP است. چراکه براي پياده‌سازي ERP، لازم است که سازمان مربوطه رفته رفته نگاه و رفتار وظيفه‌گراي خود را به نگاه و رفتار فرآيندگرا تغيير دهد.
بر اساس بررسي‌هاي به عمل آمده، انتخاب نرم‌افزارERP داخلي يا خارجي، چالش مهمي براي سازمان‌ها بوده و در اين انتخاب، ملاحظات زير اثرگذار هستند:

•  نمونه‌هاي موفق از بکارگيري نرم افزارهاي خارجي در ايران بسيار اندک است،
•  اشتياق کاذب در تهيه نرم‌افزارهاي خارجي و پرداخت هزينه‌هاي گزاف براي استقرار، تمديد اعتبار و پشتيباني به دليل عدم دسترسي مستقيم به شرکت‌هاي عرضه کننده خارجي،
•  بومي نبودن و عدم تطابق نرم‌افزارهاي ERP خارجي با کسب و کار کشورمان ايران.

مرجع
Management Information Systems: Managing the Digital Firm، Kenneth C. Laudon & Jane P. Laudon، ۹th Edition، Pearson ۲۰۰۶

ترجمه و تأليف

ستاد مديريت محصول همکاران سيستم