دنياي کار و تجارت هميشه در حال تغيير و رشد و به دنبال راه‌هاي جديدي براي ارتقاي کيفيت خود، بالا بردن کارايي و دست يافتن به سود بيشتر است. بيزنس‌هاي مختلف براي موفقيت در اين زمينه هميشه به دنبال راه‌هايي براي نظم دادن به اطلاعات و ارتباط با مشتريان احتمالي و شراکت با بيزنس‌هاي ديگر است. سيستم‌هاي IT يا فناوري اطلاعات به بيزنس‌ها براي اين منظور کمک مي‌کند و در شرکت‌هاي بزرگتر IT آنقدر اهميت دارد که بخشي جدا و متعلق به خود دارد.

IT چيست؟

IT مخفف فناوري اطلاعات است و سيستم‌هاي IT به کامپيوترها و نرم‌افزارهايي گفته مي‌شود که بيزنس از آن براي رسيدن به اهداف خود و تکميل استراتژي‌هايش استفاده مي‌کند. سخت‌افزارهايي مثل دسکتاپ، لپ‌تاپ، تلفن‌همراه و اسکنرها بخش‌هاي مهم از IT هستند اما ارزشمندتر از اينها خود نرم افزارها هستند. بعضي بيزنس‌ها برنامه‌هاي IT خودشان را مي‌سازند و بعضي‌ هم نرم افزارهايي که توسط ديگران ساخته شده است را خريداري مي‌کنند. بيزنس‌هاي کوچک هم از برنامه‌هاي رايگان استفاده مي‌کنند.

ارتباط

يکي از مهمترين کارهاي سيستم IT تسهيل ارتباطات است. وقتي يک سيستم IT راه‌اندازي مي‌شود، براي ارتباط بين کارمندان، مشتريان و ساير بيزنس‌ها از آن استفاده مي‌شود. ايميل، شبکه‌هاي اجتماعي و کنفرانس تلفني همه بخشي از يک سيستم IT موثر است. يک سيستم خوب ارتباط را آسان کرده و موانع فاصله‌اي را از ميان برمي‌دارد.

بازاريابي

بازاريابان تبليغات و برند مي‌سازند اما براي کار کردن نياز به اطلاعات دارند. سيستم‌هاي IT اين اطلاعات را فراهم مي‌آورند. بازاريابان از سيستم‌هاي IT براي جمع‌آوري اطلاعات مربوط به چيزهايي که مشتريان مي‌خرند، دليل خريد آنها و کارهايي که براي تشويق آنها براي خريد بيشتر يا بالا بردن وفاداري مشتري مي‌توان انجام داد، استفاده مي‌کنند. اين برنامه‌هاي تحليلي مي‌توانند پيچيده باشند و از طريق برنامه‌هاي IT ساخته مي‌شوند. طراحي‌هاي گرافيکي و کمپين‌هاي تبليغاتي نيز از طريق سيستم‌هاي IT ساخته مي‌شوند.

مديريت اطلاعات

سيستم‌هاي IT بر ساختار پايه اطلاعات در بيزنس تاثير مي‌گذارند. اگر مديري مي‌بايست به فايلي دسترسي پيدا کند، به کدام قسمت کامپيوتر نگاه مي‌اندازد؟ به دنبال چه مي‌گردد؟ آيا براي دسترسي پيدا کردن به آن فايل به رمز عبور نياز دارد؟ کارمندان جزء شرکت چطور؟ سيستم IT تصميم مي‌گيرد اطلاعات چطور سازماندهي شوند و چه پروتکل‌هاي امنيتي براي آن به کار ببندد. سيستم‌هاي IT همچنين حجم اطلاعات و فرايندهاي کاري را کنترل مي‌کنند.

حسابداري

سيستم‌هاي IT براي آسان کردن وضعيت مالي شرکت و اينکه حسابدارها چطور اين اطلاعات را در اختيار اعضاي ديگر شرکت قرار مي‌دهند، نرم‌افزارهاي حسابداري را کنترل مي‌کنند. يک سيستم IT خوب به حسابدار اين امکان را مي‌دهد که اشتباهات را بررسي کرده، برنامه‌هاي تحليلي اتوماتيک را اجرا کرده و برگه‌هاي اطلاعاتي و جداول مفيدي براي افراد مناسب در موقع خاص بفرستد.